91ÊÓƵ

Sedan några år tillbaka arbetar vi på avdelningen Verksamhetsstöd systematisk med att kontinuerligt utveckla våra administrativa processer. För utvecklingen av processerna använder vi en modell för kvalitetsutveckling. Arbetet inleddes med att biträdande professor Peter Cronemyr, som forskar och undervisar inom processledning, hade två utbildningstillfällen med oss. Efter det har vi arbetat fram en processorganisation med ansvariga och delprocessansvariga för varje process.

– Det är trevligt att arbeta i studerandeexpeditionen, säger Helena Larsson. En jobb hon turas om att göra med Malin Aurell. Ombokningar av scheman är en annan av Helena Larssons många uppgifter, vilket också kan vara lite klurigt men därför också givande. Hon stöttar även studierektor med bemanningsplanering.

– I princip allt arbete är hela tiden en dialog, en interaktion med kollegor och studenter. Man sitter inte själv på sin kammare med sina uppgifter.

– Att skapa processerna och jobba efter dem är jätteviktigt. Det är verkligen en styrka att vi jobbar så integrerat tillsammans och stöttar varandra, säger Monika Gustafsson.

De har skapat mycket samarbetsytor vilket gör avdelningens arbete mindre sårbart när de kan täcka upp för varandra.

– Vi har också en stark sammanhållning och fikar och äter lunch tillsammans.

Malin Aurell är huvudansvarig för institutionens studerandeexpedition som har öppet lunchtid för att alla som behöver ska få en möjlighet att göra besök där. De studenter som ändå inte har möjlighet att komma dit kan också få tentor inskannade och skickade till sig.

– Det är verkligen roligt att möta studenterna i arbetet på expeditionen. Som att möta framsidan av verksamheten, jämfört med våra andra uppgifter som görs mer på kontoret "back office".

– Vi på Verksamhetsstöd är inte bara mottagare av arbeten. Vi initierar också arbete, säger Ellen Larsson, samordnare på Verksamhetsstöd vid Matematiska institutionen.

Hon är forskarutbildningsadministratör vid Matematiska institutionen. Hon är även koordinator inom de Sida-finansierade bilaterala forskningsprogrammen i Mocambique, Rwanda, Tanzania och Kambodja.

– På MAI har jag fått stor frihet att forma och utveckla ekonomiprocesserna och hur jag utför jobbet.

Som controller på MAI får Ulrika Johansson göra många olika saker. Hennes arbete handlar om allt ifrån kalkylering och rapportering av enskilda projekt, till att jobba fram den institutionsövergripande budgeten eller prognosen.

– Mycket av mitt arbete går också ut på att samla in information av olika slag för att sedan presentera den på ett lättförståeligt sätt.

Sara Läthén gillar det varierande arbetet som kommunikatör på institutionen. Det innebär bland annat att arbeta med institutionens webbsidor som forskningssidor, konferenswebbsidor och medarbetarsidor på liu.se. Hon presenterar nyanställda och har nyligen också tagit fram en broschyr om Forskarutbildning i matematiska vetenskaper.

– Det är en väldigt trevlig institution att arbeta för.

– Jag verkar för att medarbetarna på avdelningen för Verksamhetsstöd ska känna engagemang i sitt arbete och jag vill skapa en miljö som uppmuntrar till nytänkande och samverkan, säger Madelaine Engström, administrativ chef på Matematisk institutionen.